Bidang

Badan Penjaminan Mutu

Tugas Badan Penjaminan Mutu Menurut Permenristek Dikti

Tugas BPM menurut Permenristek dikti No. 62 Tahun 2016 pasal 8 Sistem Penjaminan Mutu Pendidikan Tinggi, Perguruan Tinggi mempunyai tugas dan wewenang:

  • Merencanakan, melaksanakan, mengevaluasi, mengendalikan, dan meningkatkan Sistem Penjaminan Mutu Internal;
  • Menyusun dokumen Sistem Penjaminan Mutu Internal yang terdiri atas:
    1. Dokumen Kebijakan Sistem Penjaminan Mutu Internal;
    2. Dokumen Manual Sistem Penjaminan Mutu Internal;
    3. Dokumen Standar dalam Sistem Penjaminan Mutu Internal;
    4. Dokumen Formulir yang digunakan dalam Sistem Penjaminan Mutu Internal;
  • Membentuk unit penjaminan mutu atau mengintegrasikan Sistem Penjaminan Mutu Internal pada manajemen Perguruan Tinggi;
  • Mengelola Pangkalan Data Pendidikan Tinggi pada tingkat Perguruan Tinggi.

 

Program Kerja Badan Penjaminan Mutu

Secara garis besar Program Kerja Badan Penjaminan Mutu adalah sebagai berikut:

  • Penyusunan Dokumen Sistem Penjaminan Mutu Internal di bidang akademik dan non akademik.
  • Penyusunan perangkat dan prosedur yang diperlukan dalam rangka pelaksanaan penjaminan mutu internal dan eksternal.
  • Pengelolaan penjaminan mutu di Universitas Muhammadiyah Yogyakarta melalui penetapan standar, pelaksanaan standar, evaluasi (pelaksanaan) standar, pengendalian (pelaksanaan) standar, dan peningkatan standar yang merupakan satu siklus PPEPP dalam bidang akademik dan non akademik, dalam rangka penjaminan mutu internal dan eksternal.
  • Pengelolaan Data informasi mutu.

 

Tugas Badan Penjaminan Mutu

Badan Penjaminan Mutu memiliki tugas, antara lain sebagai berikut:

  • Merencanakan, melaksanakan, dan mengembangkan kegiatan penjaminan mutu.
  • Menyusun perangkat pelaksanaan penjaminan mutu.
  • Melaksanakan dan mengembangkan program asesmen mutu internal.
  • Memonitor dan mengevaluasi pelaksanaan kegiatan unit kerja
  • Mengevaluasi pelaksanaan penjaminan mutu
  • Melaporkan pelaksanaan penjaminan mutu kepada pimpinan Universitas.
  • Menyiapkan Sumberdaya Manusia penjaminan mutu (Asesor).
  • Merumuskan strategi dan menyusun rencana penjaminan mutu berdasarkan arah kebijakan universitas yang meliputi kebijakan dan standar di bidang akademik, bidang sumber daya manusia, keuangan dan aset, bidang kemahasiswaan, alumni dan promosi serta bidang organisasi dan penjaminan mutu;
  • Merumuskan strategi dan menyusun asesmen mutu berdasar arah kebijakan universitas yang meliputi kebijakan dan standar bidang akademik, bidang sumber daya, bidang kemahasiswaan, alumni dan promosi serta bidang organisasi dan penjaminan mutu;
  • Merumuskan strategi dan menyusun informasi mutu yang meliputi kebijakan dan standar bidang akademik, bidang sumber daya, bidang kemahasiswaan, alumni dan promosi serta bidang organisasi dan penjaminan mutu;
  • Melakukan koordinasi untuk penyusunan evaluasi diri dan portofolio universitas dalam rangka penjaminan mutu internal dan eksternal;
  • Merumuskan tindakan koreksi untuk memelihara dan meningkatkan mutu secara berkelanjutan;
  • Berperan aktif dalam penyusunan serta pelaksanaan arah kebijakan UMY;
  • Mengkoordinasikan pelaksanaan penjaminan mutu berkelanjutan pada semua unit kerja di Universitas Muhammadiyah Yogyakarta;
  • Merancang prosedur pelaksanaan kegiatan dalam rangka penjaminan mutu yang meliputi perencanaan mutu, asesmen mutu dan informasi mutu;
  • Memantau dan melakukan evaluasi terhadap kegiatan penjaminan mutu yang telah dilakukan;
  • Mendokumentasikan seluruh produk kegiatan dalam bentuk hardcopy dan atau softcopy;

 

Fungsi Pelayanan Badan Penjaminan Mutu

Badan Penjaminan Mutu juga melaksanakan fungsi pelayanan sebagai berikut:

  • Konsultasi, pendampingan, dan kerja sama di bidang penjaminan mutu.
  • Pengembangan sistem informasi penjaminan mutu.
Bidang Penjaminan Mutu Internal

Bidang Penjaminan Mutu Internal (Bidang PMI) melakukan kegiatan sistemik penjaminan mutu di Universitas Muhammadiyah Yogyakarta (UMY) secara otonom  untuk mengendalikan  dan  meningkatkan  penyelenggaraan pendidikan tinggi secara berencana dan berkelanjutan.

 

Tugas Bidang Penjaminan Mutu Internal 

  1. Menyusun Dokumen/Buku Sistem Penjaminan Mutu Internal
    • Dokumen Kebijakan Sistem Penjaminan Mutu Internal (Quality Policy).
    • Dokumen Manual Sistem Penjaminan Mutu Internal.
    • Dokumen/Buku Standar Sistem Penjaminan Mutu Internal.
    • Dokumen/Buku Formulir Sistem Penjaminan Mutu Internal
    • Implementasi Sistem Sistem Penjaminan Mutu Internal
  2. Melakukan Asesmen Mutu terhadap Unit Kerja
    • Audit Mutu Akademik Internal (AMAI) terhadap Core Unit, dilakukan setahun sekali pada bulan Nopember-Desember
    • Audit Mutu Non Akademik Internal (AMNAI) terhadap Supporting Unit, dilakukan setahun sekali pada bulan Desember-Januari
    • Evaluasi Laporan Kinerja Unit Kerja (Core Unit dan Supporting Unit) Tengah Tahun (Evaluasi LKUK pra RKTT), dilakukan pada bulan Januari dan Evaluasi Laporan Kinerja Unit Kerja (Core Unit dan Supporting Unit) Akhir Tahun (Evaluasi LKUK pra RKT), dilakukan pada bulan Juni.
    • Monitoring dan Evaluasi Kurikulum Berbasis Kompetensi (Monev KBK) terhadap seluruh Prodi di UMY, dilakukan setahun sekali pada bulan Agustus-September
    • Monevin PHK (Program Hibah Kompetisi) terhadap unit penerima hibah, dilakukan setahun dua kali yaitu Monevin Tengah Tahun (Agustus/September) dan Monevin Akhir Tahun (Nopember/Desember)
  3. Menjadi Anggota Komite Anggaran bersama Wakil Rektor bidang Keuangan dan Aset, Biro Sumber Daya Keuangan dan Tim Anggaran mereview pengajuan anggaran core unit dan suporting unit tiap awal tahun anggaran.
  4. Anggota Tim Ad Hoc Universitas Muhammadiyah Yogyakarta terkait penjaminan mutu
    • Penilaian Kinerja Pegawai, terhadap seluruh Pegawai UMY, dilakukan setahun sekali pada bulan Maret-April.
    • Evaluasi Laporan BKD (Beban Kerja Dosen) bagi seluruh Dosen UMY dan dilaporkan ke Kopertis, dilakukan setiap semester pada bulan Pebruari dan September.
    • Proses Sertifikasi Dosen (PSD UMY), pelaksanaannya mengikuti jadwal dari Kopertis/Dikti
  5. Melakukan kerjasama dengan institusi lain
    • Pelatihan yang dilaksanakan baik di UMY dan atau di Instansi Pemohon
    • Magang di UMY
    • Technical Assistant (TA) pada Instansi Pemohon
    • Benchmark

 

Kegiatan Bidang Penjaminan Mutu Internal

  1. Monitoring
  2. Evaluasi
  3. Audit
  4. Review
Bidang Penjaminan Mutu Eksternal

Tugas Bidang Penjaminan Mutu Eksternal

  1. Pendampingan Penyusunan Proposal Program Hibah Kompetisi.
  2. Melaksanakan Ketentuan Sistem Penjaminan Mutu Pendidikan Tinggi (EPSBED/PD Dikti, Evaluasi SPMI)
  3. Melaksanakan Ketentuan Majelis Diktilitbang Pimpinan Pusat Muhammadiyah
  4. Pendampingan Akreditasi Prodi/Akreditasi Institusi (LAM-PT/BANT-PT)
  5. Pendampingan akreditasi internasional (Webometrics, 4ICU, QSTAR, dan lainnya).
  6. Kegiatan Bidang Eksternal merumuskan strategi dan menyusun rencana monitoring, mengevaluasi dan mengaudit pelaksanaan proses penjaminan mutu eksternal di seluruh unit;
  7. Merancang penjaminan mutu eksternal UMY berdasarkan renstra universitas dalam bidang akademik, bidang pengelolaan sumberdaya, bidang kemahasiswaan, alumni, promosi dan kerjasama, bidang organisasi dan penjaminan mutu;
  8. Merencanakan kegiatan dan menyusun rencana anggaran bidang Penjaminan Mutu Eksternal;
  9. Mengkoordinasikan pelaksanaan penjaminan mutu eksternal secara berkelanjutan pada semua unit kerja di UMY
  10. Melaksanakan koordinasi dengan staf penjaminan mutu secara periodik;
  11. Menyusun prosedur pelaksanan administrasi kegiatan penjaminan mutu eksternal meliputi pendampingan akreditasi/reakreditasi, perankingan nasional dan internasional;
  12. Melaksanakan koordinasi dengan Kemenristek Dikti dan Majelis Dikti PT Muhammadiyah;
  13. Menyusun rencana operasional (RENOP) tahunan di bidang penjaminan mutu eksternal;
  14. Memberikan dukungan administratif dalam menghimpun usulan hibah kompetisi dari unit kerja, dukungan administrasi dalam proses seleksi, penyusunan proposal dan pelaksanaan di tingkat universitas, serta memberikan layanan teknis perbaikan dan pengusulan hibah kompetisi;
  15. Memantau dan melakukan evaluasi terhadap kegiatan penjaminan  mutu eksternal yang telah dilakukan;
  16. Mewujudkan tingkat pelayanan yang dapat memuaskan stakeholders;
  17. Mendokumentasikan seluruh produk kegiatan dalam bentuk hardcopy dan atau softcopy;
  18. Membuat laporan pertanggungjawaban (LPJ) secara periodik serta memori akhir jabatan pada akhir masa jabatan;
  19. Melaksanakan tugas lain yang relevan atas perintah atasan
  20. Mendampingi pejabat baru pada masa peralihan setidaknya selama 1 (satu) bulan setelah terpilihnya Bidang Penjaminan Mutu Eksternal yang baru.

 

Kegiatan Bidang Penjaminan Mutu Eksternal

  1. Akreditasi Program Studi
  2. Akreditasi Institusi Perguruan Tinggi,
  3. Pendampingan Tim task force penyusunan borang akreditasi
  4. Akreditasi Internasional seperti, 4ICU, Webometrics, QS Stars, AUN-QA.
  5. Monitoring dan Evaluasi Borang Online
  6. Klinik Akreditasi
  7. Pendampingan Visitasi Akreditasi
  8. Pendampingan Surveilen
  9. Monitoring Re-Akreditasi proram studi
  10. Mereview Borang Akreditasi Prodi maupun Institusi

 

Sistem Audit Eksternal

  1. Universitas Muhammadiyah Yogyakarta diaudit oleh Badan Akreditasi Nasional (BAN) pada setiap program studi melalui dua tahapan, yaitu tahapan Asesmen Kecukupan (AK) dan Asesmen Lapangan (AL).
  2. Universitas Muhammadiyah Yogyakarta juga melakukan audit eksternal yang dilakukan oleh Dirjen Dikti Kementerian Pendidikan Nasional berupa perijinan penyelenggaraan program studi dan Laporan Evaluasi Program Studi Berbasis Evaluasi Diri (EPSBED).
  3. Untuk kompetensi akademik dosen sebagai pendidik dilakukan audit eksternal oleh Kementerian Pendidikan Nasional melalui sertifikasi dosen dan setiap tahunnya dosen harus melaporkan Beban Kinerja Dosen (BKD)
  4. Webometric dan 4ICU adalah institusi independen yang mencermati kinerja perguruan tinggi dari sisi aktifitas penggunaan sarana internet dalam pendidikan. Pada tahun 2011 Universitas Muhammadiyah Yogyakarta telah menduduki Rangking 2 Perguruan Tinggi Terbaik di Indonesia dan Rangking 1 Perguruan Tinggi Terbaik di Yogyakarta.
  5. Badan Penjaminan Mutu (BPM) sebagai lembaga yang melakukan penjaminan mutu di Universitas Muhammadiyah Yogyakarta dalam aktifitasnya diaudit oleh Dirjen Dikti Kemendiknas yang dalam hal ini dilakukan oleh Internal Quality Assurance (IQA)
  6. Majelis Pendidikan Tinggi Pimpian Pusat Muhammadiyah juga melakkukan audit kepada Universitas Muhammadiyah Yogyakarta untuk meningkatkan kualitas pendidikan tinggi.
  7. Hibah yang diterima oleh Universitas Muhammadiyah Yogyakarta baik yang berasal dari Kementerian Pendidikan Nasional maupun hibah yang berasal dari bantuan asing juga dilakukan audit eksternal yaitu oleh Inspektorat Jenderal Kementerian Pendidikan Nasional, ataupun oleh Badan Pemeriksa Keuangan dan Pembangunan (BPKP) dan oleh World Bank.
  8. Dalam kaitannya UMY mengembangkan program Internasionalisasi , untuk menjaga mutu Sistem audit Eksternal, UMY menggunakan Akreditasi Internastional QS Star.

 

Pelaksanaan Sistem Penjaminan Mutu Eksternal

Pelaksanaan SPME dilakukan dengan memberikan pendampingan penyusunan dan review Borang dan Dokumen terkait dengan akreditasi dari BAN PT dan lembaga akreditasi lainnya seperti: Webometric, 4ICU, Dirjen Dikti Kemenristek Dikti yang dalam hal ini dilakukan oleh Internal Quality Assurance (IQA), Majelis Pendidikan Tinggi Pimpian Pusat Muhammadiyah, Inspektorat Jenderal Kementrian Ristekdikti, ataupun oleh Badan Pemeriksa Keuangan dan Pembangunan (BPKP) serta World Bank.

Penerapan SPME di UMY melalui BPM telah berhasil meningkatkan mutu Prodi di lingkungan UMY melalui aktivitas pendampingan, workshop dan penyediaan anggaran.  Pada tahun 2013 UMY memperoleh akreditasi insitusi A dengan skor 364, jumlah prodi yang terakreditasi A sebanyak 11 prodi atau 29,73%. Pada tahun 2017 UMY melakukan re-Akreditasi Institusi secara online (SAPTO) dan berhasil memperoleh peringkat Unggul dengan score 369, dengan jumlah prodi terakreditasi A 50%.  

Bidang Audit Keuangan

Tugas Bidang Audit Keuangan

  • Merumuskan strategi dan menyusun rencana monitoring, mengevaluasi dan mengaudit khususnya keuangan dalam proses penjaminan mutu internal di seluruh unit;
  • Melaksanakan proses pemeriksaan / audit internal bagi seluruh unit dan melaporkannya dalam bentuk laporan audit;
  • Menjalalankan proses audit internal universitas secara teknis dan berkala baik dari segi financial maupun operasional;
  • Melakukan koordinasi kesiapan unit untuk menyiapkan laporan Rugi Laba  dengan lengkap serta melakukan pemeriksaan terhadap Neraca Rugi Laba tersebut;
  • Menganalisa dengan akurat serta bisa memberikan gambaran tentang penyelesaian masalah keuangan;
  • Melakukan koordinasi dengan lembaga audit eksternal yang  jika diperlukan untuk kelancaran kegiatan;
  • Melakukan monitoring dan evaluasi hasil audit internal serta menjalin koordinasi dengan pihak terkait untuk menyiapkan solusi untuk hasil temuan masalah;
  • Merencanakan kegiatan dan menyusun rencana anggaran bidang audit mutu;
  • Mengkoordinasikan pelaksanaan audit mutu internal secara berkelanjutan pada semua unit kerja di UMY;
  • Melaksanakan koordinasi dengan staf Badan Penjaminan Mutu secara periodik;
  • Mewujudkan tingkat pelayanan yang dapat memuaskan stakeholders;
  • Menyusun rencana operasional (RENOP) tahunan Bidang Audit Mutu;
  • Mendokumentasikan seluruh produk kegiatan dalam bentuk hardcopy dan atau softcopy;
  • Membuat laporan pertanggungjawaban (LPJ) secara periodik serta memori akhir jabatan pada akhir masa jabatan;
  • Melaksanakan tugas lain yang relevan atas perintah atasan;
  • Mendampingi pejabat baru pada masa peralihan setidaknya selama 1 (satu) bulan setelah terpilihnya Kepala Bidang Audit Mutu yang baru.

Kegiatan Bidang Audit Keuangan

Melakukan evaluasi dalam upaya meningkatkan efektivitas manajemen risiko, pengendalian, dan proses tata kelola keuangan di seluruh unit Universitas Muhammadiyah Yogyakarta.

  • Mengevaluasi dan membantu terlaksananya sistem pengendalian internal unit kerja dan unit kegiatan, melalui pemantauan, pelaporan, pelatihan, dan pendampingan.
  • Membantu pimpinan dalam kebijakan pengendalian unit-unit kerja menuju pencapaian good governance, efisiensi dan efektivitas pencapaian tujuan UMY sesuai dengan kebijakan Pimpinan dan menurut peraturan perundangan.
  • Mengindentifikasi segala kemungkinan perbaikan dan meningkatkan efisiensi penggunaan sumberdaya.
  • Melakukan audit terhadap unit kerja dan unit kegiatan yang dipandang perlu atas dasar persetujuan Pimpinan Universitas.

Sistem Audit Eksternal

Sistem yang digunakan adalah dengan menggunakan pendekatan audit berbasis risiko sebagai berikut:

  • Penilaian Risiko
  • Penetapan Risiko yang Dapat Diterima 
  • Penyusunan Prioritas Risiko (Risk Prioritization)

Pelaksanaan Audit Keuangan

  1. Perencanaan:
    • BPM (Ketua Tim Audit Internal Keuangan) menetapkan tim audit yang sesuai dengan kompetensi dan tupoksi yang ditetapkan.
    • BPM mengeluarkan surat tugas untuk tim audit.
    • BPM (tim audit) menyusun jadwal audit internal.
    • BPM (tim audit) menyusun template audit untuk dijadikan kertas kerja lapangan.
  2. Pelaksanaan:
    • Tim menganalisis risiko unit yang diaudit dan mengambil simpulan atas:
      • Risiko yang mengancam pencapaian tujuan unit kerja.
      • Pelaksanaan pengendalian internal untuk memitigasi risiko tersebut
      • Tindakan yang telah dilakukan untuk meningkatkan pengendalian
      • Monitoring yang diperlukan dari pimpinan unit kerja
    • Melakukan skoring risiko
    • Mempertimbangkan hasil audit perioda sebelumnya.
    • Melaksanakan audit lapangan
    • Mengagendakan pertemuan dengan pimpinan unit atau staf kunci jika diperlukan.
    • Memperoleh informasi dari unit yang diaudit
    • Melakukan analisis
    • Mendokumentasikan temuan
  3. Pelaporan
    • BPM (Ketua Audit Internal) membuat laporan temuan audit berdasarkan kendala yang ditemukan di lapangan.
    • BPM (Ketua Audit Internal) menyusun laporan yang berisi rekomendasi dan tindak lanjut kepada pimpinan universitas.
  4. Tindak Lanjut
    • Prosedur tindak lanjut akan disusun oleh auditor internal dengan menentukan apakah tindakan yang tepat diambil dan dilaksanakan sebagaimana diungkapkan dalam temuan dan saran audit di dalam laporan akhir audit.
    • Pimpinan universitas menerima laporan rekomendasi dari BPM yang akan dijadikan pertimbangan untuk perbaikan.